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STR VISION TIME, è tempo di gestire lo studio tecnico come un'azienda!
STR VISION TIME è:
SEMPLICE
La semplice interfaccia di STR VISION TIME permette di lavorare massimizzando efficienza e produttività, mettendo a disposizione la homepage consente di muoversi velocemente tra le varie funzioni disponibili, adattando l'applicazione al proprio modo di operare, alla propria visione.
INNOVATIVO
STR VISION TIME è sviluppato con tecnologia che consente l'utilizzo della procedura in ambiente Microsoft Windows e Mac OS al fine di poter lavorare senza problemi in tutti i contesti. Le funzioni di Business Intelligence consentono inoltre una lettura dei dati attraverso facili grafici per analizzare le performance dello studio con pochi passaggi.
AFFIDABILE
La solidità della piattaforma tecnologica di STR VISION TIME consente di gestire le informazioni e i documenti delle commesse più semplici nonchè di quelle più complesse, sempre inserendo i dati una volta sola, e operando con tutte le funzioni del prodotto in piena sicurezza.
COMPLETO
STR VISION TIME è la soluzione completa per far fronte sia agli aspetti organizzativi che a quelli di pianificazione e gestione di progetti e commesse, il tutto tenendo conto degli aspetti economici.
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STR VISION TIME
Gestione studio tecnico
STR VISION TIME è il frutto di oltre 10 anni di collaborazione con Studi professionali, grazie alla quale è stato possibile identificare chiaramente le esigenze organizzative dello studio:
- realizzare procedure standard che impostano in automatico i workflow delle attività di una pratica/commessa;
- pianificare l’agenda e caricare l’attività svolta per l’emissione della parcella;
- controllare la “contabilità” della pratica/commessa e l’incasso delle fatture proforma;
- gestire ogni forma di comunicazione (telefono, sms, e-mail, documenti…)
tenendone traccia nella pratica/commessa e nell’agenda;
- rispettare le normative relative alla Privacy.
Gli Studi Associati di maggiori dimensioni hanno poi ulteriori esigenze:
- ripartire il fatturato tra soci e associati;
- monitorare l’attività dei collaboratori per valutarne l’effi cienza e il corretto carico di lavoro.
Come recita il nome, STR VISION TIME punta sul fattore tempo per migliorare le performance dello studio professionale e renderlo competitivo, a partire dalla gestione amministrativa, contabile e fiscale.
STR VISION TIME è una soluzione che integra, oltre a potenti funzioni di CRM (Customer Relationship Management), strumenti per la defiizione di workflow delle pratiche, gestione attività e progetti, organizzazione della documentazione, gestione della contabilità. L’introduzione di tali operatività permette ai professionisti dell’edilizia e dell’impiantistica di organizzare le risorse dello studio pianificando il loro lavoro nel tempo, distribuendo i carichi di lavoro, controllando la redditività dei progetti.
Profilazione risorse dello studio
STR VISION TIME consente la profilazione di dipendenti, soci, collaboratori etc. per l'accesso al software. Permette infatti di gestire le anagrafiche delle risorse dello studio (anche di tipo "materiale" come ad esempio attrezzature, sale riunioni) e profilare i diritti di accesso e fruizione degli archivi da parte di ciascuna risorsa, ad esempio bloccando l'accesso ad un archivio dati o assegnando diritti di lettura/scrittura/modifica per singolo archivio e singola risorsa.
Anagrafiche
Scheda anagrafica
La scheda offre una visione di sintesi di indirizzi, recapiti telefonici, e-mail e collegamenti tra persone e società. Nessun limite al numero dei recapiti, delle sedi, dei telefoni e delle persone collegate.
Le informazioni, facilmente importabili da OutlookTM o altri file esterni, sono raccolte in sezioni specifiche:
• recapiti
• dati fiscali e banche
• marketing
• accesso web
Dalla scheda anagrafica sono direttamente consultabili anche le pratiche/commesse, le attività, i documenti/e-mail e le fatture correlate.
CRM: relazione con i clienti
La stretta integrazione funzionale tra i vari archivi dell'applicativo permette di analizzare le relazioni correnti e intercorse nel passato con ciascuna anagrafica o gruppi di anagrafiche. L'analisi può basarsi su molteplici aspetti gestiti dall'applicativo: numero di pratiche, tipo di attività intercorse, movimenti, documenti redatti, fatture scadute etc.
Agenda
L’agenda è lo strumento utile a organizzare le attività da svolgere, controllare quelle già svolte, creare eventi ripetitivi in agende singole e di gruppo, verificare le scadenze. È quindi lo strumento principale di pianificazione delle attività dello studio.
Caratteristica esclusiva dell’agenda è la possibilità di trasformare gli eventi in prestazioni ottenendo così automaticamente la valorizzazione del tempo impiegato per il loro svolgimento. Tutto ciò che va in agenda può essere infatti quantificato in termini di importi fatturabili e/o di costi consentendo così di valutare la redditività della pratica/commessa a cui è collegato.
Dall'agenda è possibile vedere i documenti prodotti e quelli già redatti, senza perdere tempo con ricerche nelle cartelle documenti. Se l'attività implica la realizzazione di un nuovo documento saranno immediatamente disponibili in agenda i modelli da utilizzare.
Pratica/commessa
Scheda pratica/commessa
Come la scheda anagrafica anche la pratica/commessa offre una sezione di sintesi per un’immediata consultazione dei soggetti e sottoschede specifiche per la gestione dei dati amministrativi.
Organizzata come un vero e proprio fascicolo elettronico consente l’immediato accesso alle sue informazioni, tra cui:
• referenti interni/esterni
• attività
• documenti
• e-mail
• situazione contabile
• fatture
Ogni pratica/commessa può essere dichiarata riservata con accesso limitato ai suoi referenti o ad uno specifico gruppo di lavoro.
Procedure standard
Gli incarichi ricevuti da uno studio professionale possono essere condotti a modelli procedurali in funzione della tipologia. STR VISION TIME mette a disposizione uno strumento per creare procedure standard tra loro correlate e tempificate, eventualmente corredate da modelli di documenti da utilizzare nell'effettiva esecuzione delle attività. E' quindi possibile generare una nuova pratica/commessa a partire da una procedura standard, ottenendo in questo modo il workflow delle attività da svolgere, la cui assegnazione ed effettiva pianificazione temporale determina l'attribuzione dei compiti sull'agenda dei collaboratori coinvolti.
Timesheet
Controllo del carico di lavoro
Un grafico a barre mette in relazione il carico dei compiti assegnati ai collaboratori con la loro disponibilità giornaliera, evidenziando eventuali sovra o sotto-utilizzazioni. E' possibile simulare come si riduce il carico giornaliero di una risorsa facendo slittare tutte le sue attività alla data di massimo ritardo rispetto alla data limite di chiusura.
Timesheet e rapportini di lavoro
In STR VISION TIME gli strumenti di cattura del tempo non sono finalizzati solo alla raccolta delle prestazioni, ma anche e soprattutto alla determinazione dei costi associati alle ore lavorate sulle varie pratiche/commesse, a prescindere dalla loro fatturabilità. Il timesheet è il sistema che presenta all'operatore l'elenco delle attività assegnate non ancora chiuse; qualora la stessa attività sia stata assegnata a più risorse dello studio sarà presentata ad entrambe nel timesheet, ciascuno potrà imputare ore e sarà il sistema che si occuperà di sommarle.
Documenti
Buona parte dell'attività dello studio è incentrata nella produzione di documenti in sincronia con le scadenze dell'agenda. Per questo motivo agenda e documenti sono integrati per ottimizzare il flusso di lavoro documentale. L'operatore può così trovare il modello di documento o e-mail da redigere come attivtà di quel giorno direttamente dall'agenda. Aprendo una scheda documento si vede subito se è già stata caricata la relativa prestazione, analogamente dalla scheda attività si può immediatamente aprire il documento collegato, senza doverlo cercare nell'archivio documentale come occorre fare nei sistemi tradizionali.
Controllo di gestione
Budget, preventivi e situazione contabile. I valori a budget sono ricavati caricando le ore previste dai collaboratori. Facilissimo produrre uno o più preventivi con voci libere o scelte dal tariffario. Oltre agli importi delle prestazioni STR VISION TIME consuntiva anche i costi associati delle ore lavorate, consentendo di confrontare il risultato operativo e il margine percentuale di ogni pratica/commessa con i valori a budget o a preventivo.
Web edition
consente di usare l’agenda e la rubrica del gestionale tramite il browser dell’iPhone. Con la Web Edition è possibile lavorare in modo “asincrono” sui documenti scollegati dal server per poi sincronizzarli a connessione disponibile; questo è un grande vantaggio per chi ha necessità di interagire con i documenti anche fuori dall’ufficio.
iPad Edition
L’iPad Edition è una App nativa per iPad; come per l’iPhone Edition, i dati che si visualizzano
sono gli stessi presenti sul database dell’ufficio e non è richiesta alcuna sincronizzazione.
È possibile scegliere la funzione desiderata tra: Contatti, Appuntamenti, Da Fare, Documenti.
iPhone Edition
L’iPhone Edition consente di usare l’agenda e la rubrica del gestionale tramite il browser dell’iPhone. È un’applicazione web sviluppata appositamente per il browser Safari dello smartphone e consente l’accesso diretto alle informazioni dello studio senza usare l’agenda e la rubrica “nativi” dell’iPhone.
I dati che si visualizzano sono gli stessi presenti sul database dell’ufficio e come tali aggiornati “in tempo reale”. Non è richiesta quindi alcuna sincronizzazione come invece occorre fare usando le applicazioni presenti sul dispositivo.
Trattandosi di un’applicazione web è richiesta una connessione verso Internet e quindi un piano tariffario con traffico dati attivo. Per la connessione si usano le stesse credenziali di accesso del gestionale. Dopo l’autenticazione è possibile scegliere la funzione desiderata tra: Contatti, Appuntamenti e Da Fare.
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